如今,美国罗德岛州的住户、企业和承包商不再前往当地和州政府办公室申请建筑、电气和其他许可证,而是可以通过网络在线服务一次性完成这些任务。

而2016年,罗德岛州启动了一个业务范围覆盖全州的基于云计算的电子许可系统,该系统通过该州与各地市政当局的电子系统连接起来。它集中并简化了许可流程,从而加快了审批速度,改善了客户服务,并为政府部门节省了成本。

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“在以往,许可证完全是纸质的,有些需要到当地市政厅和州政府办公室办理,其流程繁杂冗长。现在,这是一个完全电子化的过程,甚至可以通过手机完成。”罗德岛州商务管理局长Elizabeth Tanner说。

罗德岛州和地方政府在过去十年中一直在扩展其电子政务服务,这项工作其中包括电子许可系统,居民和企业可以通过该系统在线申请、支付和跟踪其许可证或执照申请的进展。这些电子许可系统利用了云计算和服务器技术提供的机会。

罗德岛州首席信息官协会的高级政策分析师Amy Hille Glasscock说:“越来越多的人希望他们获得亚马逊云服务那种简单的在线体验,提高效率,节省时间。”

Glasscock补充说,政府机构通过自动化后端工作流程,允许代理商通过云计算以电子方式管理许可审批流程,从而更有效地实施电子许可工作。

什么云计算是电子政务的关键

Tanner表示,该州多个政府机构,其中包括罗德岛州管理和预算办公室的监管改革办公室、行政部的IT部门和罗德岛商业公司合作实施了电子许可项目,以简化许可程序,并促进经济发展。

罗德岛州对于基于云计算的许可软件实现了标准化,该软件托管在Microsoft Azure公共云平台上。其试点在10个市镇以及罗德岛州消防局和建筑规范委员会实施。

Tanner说,如今,该州39个城市中有28个已经上线运营了新系统,另外3个城市将在2019年第二季度投入运行。

除了快速处理之外,电子许可系统还提供了便利性和透明度。该州居民、承包商和建筑商使用该系统申请建筑、电气、机械、管道、移动、拆除和太阳能许可证。

Tanner说:“人们可以随时从家里或工作场所订购许可证,而不仅仅是在办公时间。其流程也非常透明。他们可以在线查看进度,并看到自己的应用程序的运行情况,而不用担心被延误。”

对于许多司法管辖区来说,这是员工第一次不必人工输入数据。云计算已经降低了一些城镇政府机构的年度维护成本,取代了老化的许可系统。

该州的IT部门负责人Sandy Furtado Nardozza说,该州的IT部门与各市政府合作采用新软件,因为它们有定制的流程、费用和表单。

大多数市政当局对两家供应商的许可软件实现了标准化。“我们与这两家公司合作开发与新供应商合作的数据迁移文件。这使得这个过程更简单、更省时。”Furtado Nardozza说。

在大多数情况下,许可证只需要市政府或州政府的唯一批准。但有些许可证同时通过地方和州政府。例如,如果市政当局没有建筑官员或消防局长,州政府可以批准许可证。

“当申办者在市政部门一级申请时,将会自动连接到州政府,并且可以同时通过两种方式处理其许可证。”Tanner说。

盐湖城减少了审批时间

在犹他州,盐湖城的在线许可系统将审查建筑许可所需的时间减少了近一半,从2015年的114天减少到2017年的59天。

盐湖城的城市建筑服务主管Orion Goff说,盐湖城采用了电子许可,因为以前的纸质系统对客户并不友好,而且经常因缺乏协调而陷入困境。盐湖城的规划、建筑、公用事业、交通、工程和消防部门等部门轮流审查每个申请,但这些审查并不是同时进行的。

盐湖城的电子许可系统采用云计算和内部软件的混合,已经改变了这一切。该市近十年前部署了电子许可系统,但每年都增加了新的功能和其他改进。如今,大约90%的许可申请以电子方式提交和审查。Goff说,如果申请人确实提交了纸质申请,政府机构会将他们扫描到数据库中进行数字化处理。

盐湖城每年发放大约13,000份许可证,实际上使用了三种软件解决方案来获取许可证:基于云计算的文档管理系统;支持电子审查和通信的商业许可软件;以及交互式语音识别软件,允许申请者安排检查他们的应用程序或检查的状态。

在以往,申请者提交几份纸质申请,并将其分别提交给各个部门进行审查。现在,他们能够以电子方式提交一份计划,并通过软件要求各部门同时审查计划。Goff说:“我们有一个共享的数据库,用于跟踪和发布我们的所有许可证。”

他补充说,该市的IT部门还将许可证软件与该市的金融系统联系起来,以接受在线支付,从而提高效率。

政府机构应开发和测试电子许可系统

Goff表示,在采用电子许可系统之前,政府机构必须记录其全部流程,以便在软件中设计和实施实际工作流程。

科罗拉多州的亚当斯县就是这样实施的。在2017年1月启动其构建许可电子许可中心之前,亚当斯县政府花费一年时间开发和测试该系统。

该县开通了商业许可申请业务,首先制定了业务流程。然后,该县建立了电子许可审查工作流程,并增加了面向公众的部分,确保用户体验友好。

该软件可在生产,测试和开发环境中的九个虚拟服务器上运行。该县已对在思科系统和戴尔服务器上运行的VMware虚拟化软件进行了标准化。该县应用程序开发负责人Brian Dobbins表示,所有许可数据都存储在Microsoft SQL Server数据库中。

在科罗拉多州亚当斯县电子许可证中心第一年全年在线提交的建筑许可证的比率达到87%。

“我们需要确保我们的后台正常工作。我们不希望我们的客户在网上申请许可发现一些问题。”亚当斯县社区和经济发展部客户和流程开发负责人Andrea Berg说。

这一过程的第一步是申请受理,允许技术人员确保提交所有必要的文件。然后计划审查员将文件包发送给所有必须审查申请或执行检查的部门。这些审查者通过电子邮件和软件获取有关新任务和截止日期的警报。申请者可以通过电子邮件收到结果。

“在任何时候,申请人都可以登录阅读评论,并了解申请是否会被迅速批准,或者他们是否需要提供更多信息,回答问题或对提案进行更改。”Berg说。

自从实行电子化以来,亚当斯县政府机构的许可审查速度提高了三倍,其审批从30天降到10天。她说:“公众对此反应非常积极。”

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