企业资源规划(简称ERP)系统负责将来自不同部门的软件与服务整合为一套具有凝聚力的协作体系。如果没有ERP方案对采购活动、客户订单以及金融交易等系统的协调,现代企业的运营效率将受到严重影响。

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然而,ERP系统的高度集成特性也使其难于维护及更新。事实上,不少ERP系统已经过时或者需要进行重大调整。另外,也有不少企业出于成本及灵活性的考量而有意将ERP迁移至云端。这一切都令ERP系统本身成为一种隐性灾难。

为此,我们与多位经验丰富的ERP专家进行了沟通,并总结出以下十种ERP系统即将崩溃的早期征兆。希望这一切能够为大家带来有益的启示。

做出大规模技术升级

尽管消费者可能倾向于购买最新型号的智能手机,但企业在选择新型方案时却往往比较保守——这一点在ERP领域尤为重要。

如果您的ERP版本远高于原本计划使用的版本,那么此轮升级很可能带来诸多挑战,甚至给原有业务带来灾难性的影响。另外,您也需要有针对性地调整规划与预算假设,从而真正将业务需要同技术方案联系起来。

忽视业务部门的参与

技术部门与业务部门之间往往很难找到理想的平衡点。这一难题在ERP领域也同样存在。

世界上不存在完美的ERP方案——如果大家积极同业务部门接洽,那么对方无疑会对问题采取宽容的态度。相反,如果您一意孤行,那么所有负面后果都会引发冲突。吸引用户的最好方法就是向业务部门解释ERP变更会对日常工作带来哪些影响。只有顺畅沟通之后,升级工作才有可能取得理想结果。

高估员工对于云版本解决方案的适应能力

多年以来,成本节约与灵活性优势一直是云服务的主要卖点。然而在云端实现ERP时,员工的实际适应能力往往会成为巨大瓶颈。

考虑到云版本ERP系统仍然需要强大的内部治理与支持作为配合,大家需要评估云迁移规划的成本主张与假设。例如,如果我们假设云版本ERP带来的效率提升足以抵消员工不适应造成的负面影响,请意识到这一假设往往基于早已过时的原有工作定义。事实上,在完成迁移之后,业务用户可能会更加依赖于ERP支持人员并要求其更为广泛地参与到日常工作当中。

项目要求太过宏观且不够明确

一切ERP相关项目都必然包含升级、强化与转换这几大要素。在这里,正确进行需求分段将直接决定项目的最终命运。

这意味着我们必须制定更为具体的ERP项目要求,确保其满足各个用户群体的实际需要。

具体而明确的要求还能够帮助大家更轻松地判断项目本身是否成功。具体来说,如果当前要求为“简化财务流程”,如此模糊的前提显然很难得出明确的成效判断。

依赖遗留技术可能带来风险

部分ERP项目单纯关注对旧有系统的维护——但这有时反而会带来更为糟糕的结果。

必须承认,某些类型的ERP调整举措可能会增加风险。例如,为了支持扩展工作而承担额外成本正是一类警示征兆,这意味着我们已经受困于遗留技术方案。除了人才培养带来的挑战之外,源自遗留系统的依赖性还可能引发更为严重的风险安全风险。

存在太多例外情况

如果长时间身处大型企业当中,异常请求的数量必然相当可观。这通常属于治理流程不力引发的结果,且最终会对ERP系统产生严重影响。

在设计出标准化流程之后,各类需要特殊处理的意外状况都会破坏固有制度——这意味着用户会认为可以通过“例外”方式得到自己想要的结果。

ERP治理流程的开发不需要涉及多层行政体系。要解决例外情况,您应建立起常设业务与技术决策委员会。通过此类流程,您将能够避免一切可能影响系统设计的问题。

高度依赖Excel

微软Excel确实非常强大,且可谓世界上规模最大的非正式ERP系统。然而,如果用户使用Excel的频率过高,则证明您的ERP项目存在问题。这意味着您的ERP系统未能以用户友好方式提供服务,且用户可能需要自行查看多种数据来源以完成日常工作。要解决这个问题,我们需要每月或者每季度询问用户定期使用的Excel文件的情况,并以此为基础调整ERP方案。

过度使用新兴技术方案

新兴工具与系统确实令人兴奋不已,但盲目引入新型技术成果往往会削弱您的ERP系统。千万不要本末倒置,以技术推动决策流程。大家应将技术视为支持自身获得业务成果的工具。只有这样,我们才能真正倾听业务用户的意见,并有针对性地作出技术选择。

将合规性视为事后举措

如果您的ERP项目主管将合规性视为“项目完成后才需要考虑的工作”,请立马将其撤掉。金融服务、医疗卫生、制药以及能源等监管要求较高的行业对于合规性的要求尤为严苛,这意味着我们必须从起步时即将合规性保障纳入ERP系统的设计考量。

将内部环境中的种种假设带入云端

内部部署型ERP方案与其云版本存在巨大差异。事实上,大多数企业往往在内部方案中使用70%的原有配置加30%的定制化配置。相比之下,大多数云ERP方案的定制空间更小,因为服务供应商需要客户以更加标准化的方式进行使用,旨在促进整体更新。

写在最后

在企业当中成功构建起大规模领先项目是IT领导者必须具备的一项关键能力。因此无论是对ERP进行升级或是改善其网络基础架构,培养员工知识水平抑或是进行项目迁移,您都需要着眼于各个层面确保企业能够借此保持竞争优势。

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